生成AIを使ったことありますか?
毎日使っている人もいれば、いまいち使い方がわからないと行く人もいると思います。生成AIは今のうちに使い方を知っていた方がゼッタイにお得です。
仕事の仕方だけでなく、生活の仕方や人とのコミュニケーションの取り方まで変えてしまうことになるからです。
とはいえ、どの生成AIを使ったらいいかよくわからないという人も多いと思うので、まずは身近な使い方を例に各生成AIの特徴を何回かに分けて紹介します。
ぜひ参考にしてあなたにぴったりの生成AIを見つけてください。
まず第1回目はビジネスメールで各生成AIでビジネスメールを作成してそれぞれの特徴を見ていきたいと思います。
ビジネスメールでの実用性チェック
ビジネスシーンで生成AIを利用する最もよくあるシーンがメールの作成です。失礼がなく読みやすいメールを送るのにAIの助けを借りるのは今では一般的になってきています。
まずは謝罪メールを作成することをAIに依頼をしてみましょう。ビジネスシーンでの謝罪メールというデリケートな内容をAIがどのように作成してくれるか比較してみましょう。
取引先に納品した商品に、こちらの不手際で軽微な不具合が見つかりました。先方の担当者である山田様宛に、丁寧な謝罪と、今後の対応(製品の交換と再発防止策の報告)を伝えるメールの文案を作成してください。誠意は伝えつつも、過度に卑屈にならず、信頼関係を維持できるようなトーンを希望します。
ChatGPT
山田様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の□□です。このたびは、弊社より納品させていただきました製品において、軽微ながら不具合が確認されたとのご連絡を頂戴し、誠に申し訳ございません。
お忙しい中、貴重なお時間を割いてご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます。
今回の不具合につきましては、弊社の確認体制に不備があったことが原因であり、弁解の余地もございません。早急に該当製品の交換対応を手配させていただきますとともに、同様の事態が再発しないよう、以下のとおり再発防止策を講じております。
【再発防止策】
・出荷前検品フローの見直しとダブルチェック体制の強化
・製造工程における品質確認の手順書改訂
・担当者への指導および再教育の実施お取引先様にご迷惑をおかけしないことを最優先に考え、今後はより一層の品質管理とチェック体制の強化に努めてまいります。
ご不明点やご要望等ございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書面にてお詫び申し上げます。
敬具
――――――――――――――――
○○株式会社 □□(フルネーム)
部署名
TEL:XXX-XXXX-XXXX
Email:xxxxx@xxxx.co.jp
――――――――――――――――
- 良い点
冒頭で「お忙しい中、貴重なお時間を割いてご対応いただきましたこと、心より御礼申し上げます」と、相手の労力への感謝を伝えている点が非常に丁寧で、配慮が行き届いています。 - 気になる点
「弁解の余地もございません」という表現は、非常に丁寧である一方、元の依頼にあった「過度に卑屈にならず」という点では、ややへりくだり過ぎと受け取られる可能性があります。
Gemini
拝啓
株式会社〇〇(あなたの会社名)の〇〇(あなたの名前)です。
この度は、先日納品いたしました〇〇(製品名)に、弊社の不手際により軽微な不具合が見つかりましたこと、深くお詫び申し上げます。
山田様にご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。
今後の対応について
つきましては、下記のとおり対応させていただきます。
1. 製品の交換 不具合のある製品は、良品と無償で交換させていただきます。お手数ですが、引き取りと交換にご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
2. 再発防止策のご報告 今回の件を厳粛に受け止め、現在、社内にて原因究明と再発防止策の検討を進めております。詳細がまとまり次第、改めてご報告させていただきます。
今後は、このような不手際が二度と発生しないよう、品質管理体制の一層の強化に努めてまいる所存です。
今回の件でご心配、ご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。 何卒ご理解ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
敬具
- 良い点
「今後の対応」として「1. 製品の交換」「2. 再発防止策のご報告」と番号を振ってあり、構成が非常にシンプルで分かりやすいです。 - 気になる点
冒頭が「拝啓」、結びが「敬具」という手紙形式は、現代のビジネスメールではやや古風に感じられることがあります。
CoPilot
件名:納品製品の不具合に関するお詫びと今後の対応について
山田様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の佐藤です。
このたびは、弊社より納品させていただきました製品に軽微ながら不具合が見つかったとのご指摘を頂戴し、誠に申し訳ございません。
お忙しい中、貴重なご指摘をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。本件につきましては、当方の確認および検品体制に不備があったことを真摯に受け止めております。
つきましては、当該製品の代替品を至急手配のうえ、〇月〇日(目安)までにお届けさせていただきたく存じます。また、再発防止に向けては、現在以下の対策を講じております:
- 出荷前検品体制の見直しとチェック項目の強化
- 対象部品の製造過程における管理プロセスの再徹底
- 関係部門への注意喚起と再教育の実施
今後はこのようなことが再び起こらぬよう、社内体制の見直しと再発防止策の徹底に努めてまいります。
ご不便とご心配をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
引き続き、何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。敬具
株式会社〇〇
佐藤 △△
電話:xxx-xxxx-xxxx
メール:xxxx@xxx.co.jpご希望に応じて文面の調整や語調の変更も可能ですので、お気軽にお申し付けください。
- 良い点
件名が「納品製品の不具合に関するお詫びと今後の対応について」と具体的で、メールを開く前から内容が把握できます。 - 気になる点
全体的に非常にまとまっており大きな欠点はありませんが、やや定型的な印象を受ける可能性はあります。
Claude
件名: 納品製品の不具合に関するお詫びと対応について
山田様
いつもお世話になっております。 [会社名]の[お名前]です。
この度は、[製品名/型番]につきまして、弊社の品質管理上の不備により不具合が発生し、ご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。
■ 不具合の内容 [具体的な不具合の内容を記載]
■ 今後の対応について
- 製品の交換対応
- 不具合製品の回収と良品への交換を速やかに実施いたします
- 交換日程につきましては、別途ご相談させていただきます
- 交換に伴う費用は全て弊社にて負担いたします
- 再発防止策
- 品質検査工程の見直しと強化
- 検査担当者への再教育の実施
- 出荷前チェックリストの改善
- 詳細な再発防止策については、来週中にご報告書を提出いたします
■ お願い つきましては、お忙しい中恐縮ですが、製品交換のスケジュールについてご都合をお聞かせいただけますでしょうか。可能な限り早急に対応させていただきます。
今回の件では、山田様をはじめ貴社の皆様にご心配とお手数をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後このようなことが二度と起こらないよう、品質管理体制の一層の強化に努めてまいります。
引き続き変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
何かご不明な点やご要望がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
- 良い点
「不具合の内容」「今後の対応」「お願い」と、相手が知りたいであろう情報が網羅されています。特に「交換に伴う費用は全て弊社にて負担いたします」と明記している点は、相手の懸念を先回りして払拭する素晴らしい配慮です。 - 気になる点
非常に論理的で完璧な構成ですが、その分、少し機械的・事務的な印象を与える可能性があります。状況によっては、もう少し心情に寄り添う言葉を加えても良いかもしれません。
Perplexity
件名:【お詫びとご対応のご報告】納品製品の不具合について
山田様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の△△でございます。このたびは、弊社より納品いたしました製品に軽微な不具合が見つかり、
ご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。本件につきましては、早急に該当製品の交換手配を進めております。
詳細な日程につきましては、改めてご連絡させていただきますが、
ご都合等ございましたらご遠慮なくお知らせください。また、今回の不具合発生を真摯に受け止め、下記の再発防止策を講じてまいります。
【再発防止策】
・出荷前検品体制の強化
・担当者への再教育徹底
・品質管理フローの見直し今後はより一層の品質管理に努め、同様の事態が再び発生しないよう
全社を挙げて取り組んでまいります。このたびはご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
引き続きご指導・ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。ご不明点やご要望等ございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
敬具
――――――――――――
〇〇株式会社
△△(ご自身の名前)
電話:xxx-xxxx-xxxx
メール:xxxx@xxxx.co.jp
――――――――――――
- 良い点
謝罪、対応、再発防止策、結びの流れがスムーズで、無駄なく要点がまとめられています。忙しい相手でもすぐに内容を理解できるでしょう。 - 気になる点
全体がコンパクトなため、相手によっては少しあっさりしすぎている、と感じられるかもしれません。
総合評価
どのAIも依頼の意図を正確に汲み取り、ビジネスメールとして成立する質の高い文章を生成しています。その上で、それぞれに異なる個性や強みが見られました。
点数化すると下記のようになります。
AI名 | 総合評価 | 特徴 | こんな相手・状況におすすめ |
---|---|---|---|
ChatGPT | ★★★★☆ | 丁寧さと配慮のバランス型。相手への感謝を伝える気配りが良い。 | 関係性が良好で、今後も円滑なコミュニケーションを取りたい相手。 |
Gemini | ★★★★☆ | シンプルさと誠実さ重視型。正直な姿勢で信頼回復を図る。 | 誠実さを何よりも重んじる相手。原因究明に時間がかかる場合。 |
CoPilot | ★★★★★ | 実践的で安心感を与える型。具体的な納期目安の提示が秀逸。 | スピード感と具体的な見通しを重視する相手。 |
Claude | ★★★★☆ | 構造的で情報網羅型。最も具体的で、相手の疑問を先回りして解消。 | 大規模な取引や、形式・論理性を重んじる相手。重要インシデントの場合。 |
Perplexity | ★★★★☆ | 簡潔さとスピード感重視型。要点がまとまっており、すぐに読める。 | 普段から簡潔なやり取りを好む相手。急いで一次報告を入れたい場合。 |
個人的には一番安定した文章はCoPilotだと思います。Outlookとの親和性も含めてメールに使用する生成AIはマイクロソフトのCoPilotが一番だと思います。
次回は生成AIに会議の議事録の作成を依頼してみましょう。
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